Datenlöschung

Die Polygon AI GmbH respektiert Ihr Recht auf Kontrolle Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Seite erläutert, wie Hotelbetreiber und Gäste die Löschung von Daten beantragen können, die innerhalb der sparkdesk-Plattform gespeichert sind, in Übereinstimmung mit der DSGVO und dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG/nDSG).

1. Umfang der Datenlöschung

sparkdesk verarbeitet zwei Kategorien personenbezogener Daten: Kontodaten von Hotelbetreibern (für die wir als Verantwortlicher fungieren) und Gästeinteraktionsdaten (für die wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Hotelbetreibers fungieren).

Der Löschprozess unterscheidet sich je nach Datenkategorie und Rolle der antragstellenden Partei. Sowohl Hotelbetreiber als auch Gäste haben das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, vorbehaltlich geltender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

2. Datenlöschung für Hotelbetreiber

Hotelbetreiber können die vollständige Löschung ihres Kontos und aller zugehörigen Daten beantragen, indem sie uns unter privacy@sparkdesk.ai kontaktieren oder die Kontoeinstellungen im sparkdesk-Dashboard nutzen. Nach Erhalt eines verifizierten Löschantrags werden wir Ihre Kontoinformationen, Organisationsdetails, Plattformkonfiguration und Nutzungsdaten dauerhaft entfernen.

Vor der Kontolöschung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten zu exportieren. Sobald die Löschung bestätigt ist, ist der Vorgang unwiderruflich und alle Daten — einschliesslich Gesprächsprotokolle, Analysen und Konfigurationen — werden innerhalb von dreissig Tagen dauerhaft aus unseren Systemen gelöscht.

3. Datenlöschung für Gäste

Da sparkdesk Gästedaten im Auftrag von Hotelbetreibern verarbeitet, sollten sich Gäste zunächst an das Hotel wenden, mit dem sie interagiert haben, um eine Datenlöschung zu beantragen. Der Hotelbetreiber ist als Verantwortlicher für die Bearbeitung Ihres Antrags und die Anweisung an uns zur Löschung der relevanten Daten zuständig.

Falls Sie den Hotelbetreiber nicht erreichen können oder innerhalb einer angemessenen Frist keine Antwort erhalten, können Sie uns direkt unter privacy@sparkdesk.ai kontaktieren. Wir werden angemessene Anstrengungen unternehmen, um die relevanten Daten zu identifizieren und die Löschung mit dem Hotelbetreiber in Ihrem Namen zu koordinieren.

4. Löschprozess & Zeitrahmen

Nach Erhalt und Verifizierung eines gültigen Löschantrags werden wir die Löschung innerhalb von dreissig Kalendertagen durchführen. Sie erhalten eine E-Mail-Bestätigung, sobald Ihre Daten dauerhaft aus unseren aktiven Systemen entfernt wurden.

Daten können in verschlüsselten Backups bis zu neunzig Tage nach der Löschung aus aktiven Systemen bestehen bleiben. Backup-Daten werden automatisch in einem rollierenden Zyklus gelöscht und sind während dieses Zeitraums für keinen betrieblichen Zweck zugänglich.

5. Daten, die wir aufbewahren dürfen

Bestimmte Daten können über Ihren Löschantrag hinaus aufbewahrt werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Dies umfasst Finanz- und Abrechnungsunterlagen (sieben Jahre Aufbewahrung gemäss Schweizer Handelsrecht), Daten, die für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, sowie anonymisierte oder aggregierte Daten, die nicht mehr einer Person zugeordnet werden können. Alle aufbewahrten Daten werden sicher gespeichert und ausschliesslich für den spezifischen rechtlichen Zweck verwendet, der ihre Aufbewahrung erfordert.

6. Verifizierung & Bestätigung

Zum Schutz vor unbefugten Löschanträgen werden wir Ihre Identität vor der Bearbeitung eines Antrags verifizieren. Hotelbetreiber werden über ihre registrierten Kontodaten verifiziert. Gäste werden gebeten, ausreichende Informationen zur Identifizierung der relevanten Interaktionsdaten bereitzustellen. Sie erhalten eine schriftliche Bestätigung, sobald die Löschung abgeschlossen ist.

7. Kontakt

Für Datenlöschanträge oder Fragen zu dieser Richtlinie kontaktieren Sie unser Datenschutzteam unter privacy@sparkdesk.ai oder schreiben Sie an: Polygon AI GmbH, Zürich, Schweiz. Wir verpflichten uns, alle Anfragen zur Datenlöschung innerhalb von fünf Werktagen zu beantworten.