Cancellazione dei Dati Utente

Presso Polygon AI GmbH, rispettiamo il suo diritto di controllare i propri dati personali. Questa pagina spiega come gli Operatori Alberghieri e gli ospiti possono richiedere la cancellazione dei dati detenuti nella piattaforma sparkdesk, in conformità con il GDPR e il diritto svizzero in materia di protezione dei dati (DSG/nDSG).

1. Ambito della Cancellazione dei Dati

sparkdesk tratta due categorie di dati personali: i dati dell'account degli Operatori Alberghieri (per i quali agiamo come Titolare del Trattamento) e i dati delle interazioni degli ospiti (per i quali agiamo come Responsabile del Trattamento per conto dell'Operatore Alberghiero).

La procedura di cancellazione varia a seconda della categoria di dati e del ruolo della parte richiedente. Sia gli Operatori Alberghieri che gli ospiti hanno il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati personali, fermo restando i requisiti legali di conservazione applicabili.

2. Cancellazione dei Dati degli Operatori Alberghieri

Gli Operatori Alberghieri possono richiedere la cancellazione completa del proprio account e di tutti i dati associati contattandoci all'indirizzo privacy@sparkdesk.ai o tramite le impostazioni dell'account nel pannello di controllo di sparkdesk. Ricevuta una richiesta di cancellazione verificata, rimuoveremo definitivamente le informazioni del suo account, i dettagli dell'organizzazione, la configurazione della piattaforma e i dati di utilizzo.

Prima che la cancellazione dell'account venga elaborata, avrà la possibilità di esportare i propri dati. Una volta confermata la cancellazione, il processo è irreversibile e tutti i dati, tra cui log delle conversazioni, analisi e configurazione, verranno cancellati definitivamente dai nostri sistemi entro trenta giorni.

3. Cancellazione dei Dati degli Ospiti

Poiché sparkdesk tratta i dati degli ospiti per conto degli Operatori Alberghieri, gli ospiti devono prima contattare l'hotel con cui hanno interagito per richiedere la cancellazione dei dati. L'Operatore Alberghiero, in qualità di Titolare del Trattamento, è responsabile della gestione della richiesta e di istruirci affinché eliminiamo i dati pertinenti.

Qualora non riesca a contattare l'Operatore Alberghiero o non riceva risposta entro un termine ragionevole, può contattarci direttamente all'indirizzo privacy@sparkdesk.ai. Faremo sforzi ragionevoli per identificare i dati pertinenti e coordinare la cancellazione con l'Operatore Alberghiero per suo conto.

4. Procedura e Tempistiche di Cancellazione

Una volta ricevuta e verificata una richiesta di cancellazione valida, elaboreremo la cancellazione entro trenta giorni di calendario. Riceverà una conferma via email una volta che i suoi dati saranno stati rimossi definitivamente dai nostri sistemi attivi.

I dati potrebbero persistere nei backup crittografati per un massimo di novanta giorni dopo la cancellazione dai sistemi attivi. I dati di backup vengono eliminati automaticamente con un ciclo progressivo e non sono accessibili per alcuno scopo operativo durante tale periodo.

5. Dati che Potremmo Conservare

Alcuni dati potrebbero essere conservati oltre la sua richiesta di cancellazione ove richiesto dalla legge. Ciò include i documenti finanziari e di fatturazione (conservati per sette anni come richiesto dal diritto commerciale svizzero), i dati necessari per l'instaurazione, l'esercizio o la difesa di azioni legali, e i dati anonimi o aggregati che non possono più essere ricondotti a un individuo. I dati conservati vengono archiviati in modo sicuro e utilizzati esclusivamente per la specifica finalità legale che ne richiede la conservazione.

6. Verifica e Conferma

Per proteggerci da richieste di cancellazione non autorizzate, verificheremo la sua identità prima di elaborare qualsiasi richiesta. Gli Operatori Alberghieri verranno verificati tramite le credenziali del proprio account registrato. Agli ospiti verrà chiesto di fornire informazioni sufficienti a identificare i record di interazione pertinenti. Riceverà conferma scritta una volta completata la cancellazione.

7. Contattaci

Per richieste di cancellazione dei dati o domande sulla presente informativa, contatti il nostro team di Protezione dei Dati all'indirizzo privacy@sparkdesk.ai o scriva a: Polygon AI GmbH, Zurigo, Svizzera. Ci impegniamo a rispondere a tutte le richieste di cancellazione dei dati entro cinque giorni lavorativi.