Informativa sulla Privacy

Polygon AI GmbH prende sul serio la protezione dei dati personali. La presente Informativa sulla Privacy spiega come raccogliamo, utilizziamo, archiviamo e proteggiamo i dati personali quando gli Operatori Alberghieri utilizzano la piattaforma sparkdesk e quando gli ospiti interagiscono con i nostri servizi alimentati dall'AI.

1. Il Nostro Doppio Ruolo nel Trattamento dei Dati

sparkdesk opera in due distinte vesti a seconda dei dati coinvolti. Per i dati degli account degli Operatori Alberghieri, agiamo come Titolare del Trattamento. Ciò include le informazioni fornite al momento della creazione dell'account, i dati di contatto della sua organizzazione, le informazioni di fatturazione e pagamento e i dati di utilizzo della piattaforma.

Per i dati degli ospiti (persone che interagiscono con sparkdesk), agiamo esclusivamente come Responsabile del Trattamento per conto dell'Operatore Alberghiero, che rimane il Titolare del Trattamento. Elaboriamo i dati degli ospiti esclusivamente secondo le istruzioni dell'Operatore Alberghiero e ai fini della fornitura dei servizi di receptionist AI. Non utilizziamo i dati degli ospiti per le nostre finalità di marketing.

2. Dati che Raccogliamo

Per gli Operatori Alberghieri, raccogliamo: nome e dati di contatto, dettagli dell'organizzazione, indirizzo di fatturazione, dati del metodo di pagamento (elaborati tramite Stripe) e analisi dell'utilizzo della piattaforma.

Per gli Ospiti (per conto degli Operatori Alberghieri), elaboriamo: nome e dati di contatto forniti durante le interazioni, dettagli delle prenotazioni e riservazioni, trascrizioni delle conversazioni (con i dati sensibili mascherati) e registrazioni vocali ove applicabile. I dati di pagamento sensibili e gli identificatori personali vengono mascherati automaticamente e non vengono mai memorizzati nelle trascrizioni testuali o vocali.

3. Archiviazione dei Dati e Sicurezza

Tutti i dati sono archiviati in data center sicuri con sede nell'UE, con misure di sicurezza di livello enterprise che includono crittografia a riposo e in transito, audit di sicurezza regolari e controlli di accesso rigorosi. La nostra infrastruttura è progettata per soddisfare i requisiti sia del GDPR che del diritto svizzero in materia di protezione dei dati (LPD/nLPD).

4. Condivisione dei Dati con Terze Parti

Condividiamo i dati esclusivamente con i fornitori di servizi essenziali necessari per erogare la nostra piattaforma, tra cui il nostro provider di hosting, i sistemi di gestione della proprietà (come configurato dall'Operatore Alberghiero), il processore di pagamento (Stripe) e l'infrastruttura di telefonia. Abbiamo stipulato accordi di trattamento dei dati con tutti i sub-responsabili.

Non vendiamo dati. Non facciamo marketing ai suoi ospiti. I dati dei suoi ospiti appartengono a Lei.

5. Cookie e Tracciamento

La nostra piattaforma utilizza cookie essenziali necessari per l'autenticazione e la gestione delle sessioni. Utilizziamo analisi focalizzate sulla privacy per comprendere l'utilizzo della piattaforma. Non utilizziamo cookie pubblicitari di terze parti né tecnologie di tracciamento cross-site.

6. I Suoi Diritti

Ai sensi del GDPR e del diritto svizzero, Lei ha il diritto di accedere ai propri dati personali, rettificare i dati inesatti, richiedere la cancellazione dei propri dati, limitare il trattamento, la portabilità dei dati e opporsi al trattamento. Gli Operatori Alberghieri possono esercitare questi diritti tramite le impostazioni del proprio account o contattandoci. Gli ospiti devono contattare l'Operatore Alberghiero che controlla i loro dati, il quale si coordinerà con noi secondo necessità.

7. Conservazione dei Dati

Conserviamo i dati degli Operatori Alberghieri per tutta la durata dell'attività dell'account e per un periodo successivo come richiesto dalla legge applicabile (in genere sette anni per i documenti finanziari). I dati delle interazioni con gli ospiti vengono conservati in conformità con le policy di conservazione configurate dall'Operatore Alberghiero e i requisiti legali applicabili.

8. Misure di Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, tra cui crittografia TLS per tutti i dati in transito, crittografia per i dati a riposo, mascheramento delle trascrizioni per le informazioni sensibili, controlli di accesso basati sui ruoli e procedure di risposta agli incidenti.

9. Modifiche alla Presente Informativa

Potremmo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla Privacy. L'informativa aggiornata verrà pubblicata sul nostro sito web con la data di revisione.